Surat niaga pastinya sudah tidak asing bagi para pelaku usaha. Surat ini seringkali digunakan untuk kepentingan bisnis terkait perdagangan.
Surat niaga juga termasuk salah satu surat resmi yang berisi penawaran, jual beli barang maupun jasa. Dapat diartikan pula surat niaga ini sebagai surat untuk mencari keuntungan bisnis yang terdiri dari dua jenis, yakni secara intern dan ekstern.
Secara internya, surat niaga dipakai untuk hubungan dalam perusahaan, baik itu untuk pusat maupun perusahaan cabang. Sedangkan secara ekstern, surat niaga dipakai untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan lain.
Pada prinsipnya, surat niaga ini memudahkan komunikasi antar perusahaan terkait perniagaan. Oleh karena itu, surat tersebut harus dibuat dengan lebih jelas, menarik, dan mudah untuk dipahami.
Lalu apa saja jenis-jenis dan contoh surat niaga? Di bawah ini LinovHR akan menjelaskan lebih jelas mengenai surat niaga.
Fungsi Surat Niaga
Surat niaga atau disebut juga sebagai surat dagang memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
- Sebagai alat bukti telah terjadi suatu perjanjian tertulis
- Sebagai pengingat yang bisa diarsipkan dan bisa dilihat kembali jika diperlukan
- Dapat digunakan untuk mewakili penulis saat berhadapan dengan lawan bicara
- Sebagai media untuk melakukan promosi dan memberikan informasi
- Sebagai panduan dalam melaksanakan tugas
- Membantu dalam mengambil keputusan
Jenis-jenis Surat Niaga
Karena digunakan untuk keperluan bisnis perdagangan, maka surat ini terbagi ke dalam beberapa jenis berdasarkan fungsinya. Berikut ulasannya:
1. Surat Perjanjian Jual Beli
Pertama ada surat perjanjian jual beli, yang biasanya digunakan apabila ada suatu kesepakatan yang terjalin. Misalnya penjual menerima uang dan pembeli mendapatkan apa yang diincarnya. Akan tetapi pada kasus jual beli barang dengan nilai tinggi, maka dibutuhkan surat perjanjian jual beli sebagai alat bukti terjalinnya kesepakatan.
2. Surat Perjanjian Sewa-Menyewa
Surat perjanjian sewa-menyewa termasuk salah satu surat yang dibuat oleh dua pihak sebagai penyewa dan yang menyewakan. Di dalam surat ini tercantum kesepakatan bersama dan disetujui oleh saksi dari masing-masing pihak. Di akhir surat wajib membubuhkan tanda tangan dari pihak yang terlibat beserta saksi-saksinya.
3. Surat penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat penjual dimana berisi informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan kepada calon pembeli. Surat penawaran ini dibagi menjadi 4 jenis, yakni:
- Surat penawaran barang
- Surat penawaran jasa
- Surat penawaran kerja sama
- Surat penawaran harga
4. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran ini ditujukan pihak pembeli kepada pihak penjual. Nantinya pihak penjual akan mengirimkan surat balasan permintaan penawaran yang berisi daftar harga produk yang dijual.
5. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli dan kemudian dikirimkan kepada penjual, produsen, atau pemasok untuk memesan barang-barang yang diperlukan. Surat ini punya kedudukan yang kuat karena bila pembeli sudah mengirimkan surat pesanan, itu berarti pembeli dipastikan akan membeli barang-barang yang dibutuhkan. Dengan demikian, penjual harus segera merespon surat pesanan secepat dan sebaik mungkin.
Contoh Surat Niaga
Untuk membantu Anda dalam membuat surat niaga, di bawah ini beberapa contoh suratnya sebagai referensi Anda.
Contoh Surat Penawaran
Contoh Surat Permintaan Penawaran
Contoh Surat Pesanan
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, surat niaga seringkali digunakan untuk kegiatan bisnis. Anda bisa menggunakan surat ini untuk jual-beli, sewa-menyewa, penawaran, dan pesanan.
Seluruh aktivitas bisnis terutama perihal inventaris dapat dilakukan lebih sederhana dan terdigitalisasi apabila Anda menerapkan sistem ERP di perusahaan Anda. Sistem ERP mampu membantu perusahaan Anda lebih hemat, kegiatan administrasi perusahaan dapat dilakukan dengan lebih cepat, dan hasil yang akurat.
Anda bisa coba menggunakan software RedERP yang merupakan salah sistem ERP Indonesia dengan fitur terlengkap untuk berbagai keperluan bisnis dan industri. Software RedERP mampu mengintegrasikan setiap komponen bisnis yang satu dengan lainnya, sehingga akses antar lini bisnis bisa lebih cepat.
Jadwalkan demonya sekarang, gratis!
